POR QUE É TÃO COMUM AS INTERCORRÊNCIAS NO CUMPRIMENTO DO PLANO E COMO EVITÁ-LAS?
A auditoria interna tem papel essencial para a identificação de riscos, garantia da conformidade e otimização dos processos internos nas organizações. No entanto, a execução de um Plano de Auditoria abrangente e eficaz nem sempre é fácil de ser cumprida no tempo esperado, e isso se deve a diversos fatores, como: mudanças inesperadas no escopo; falta de recursos ou até mesmo a complexidade dos processos a serem auditados.
Mas como saber se o Plano de Auditoria está sendo efetivamente cumprido? E, caso haja atrasos, quais são as ações que podem ajudar a corrigir o rumo e garantir a regularidade das auditorias?
O primeiro passo para avaliar o status de um Plano de Auditoria é realizar um diagnóstico do que foi cumprido e o que falta ser executado, reavaliar os recursos disponíveis, as horas estimadas e a necessidade de contratação de uma empresa de auditoria e consultoria para auxiliar na demanda. Este levantamento oferecerá uma visão clara sobre o progresso do plano e permitirá identificar os pontos de sucesso e as áreas que demandam atenção.
Entender o que está causando os atrasos no cumprimento do plano de auditoria é essencial para definir ações corretivas. Algumas das causas mais comuns incluem:
Falta de recursos: auditorias frequentemente exigem uma equipe dedicada e bem treinada. A escassez de pessoal capacitado ou de tempo disponível pode comprometer o cumprimento do cronograma.
Processos complexos ou desatualizados: alguns processos podem demandar mais tempo de análise, especialmente se envolvem altos níveis de detalhe ou se apresentam falhas que tornam o mapeamento mais complexo.
Mudanças no escopo: mudanças na regulamentação ou nos requisitos internos da empresa podem exigir ajustes no plano de auditoria, demandando replanejamentos.
Planejamento não alinhado com as condições da companhia: na elaboração do plano de auditoria deve-se levar em consideração se as áreas, os processos e os profissionais da companhia que serão envolvidos nos trabalhos estarão disponíveis.
Para superar os atrasos é essencial contar com um plano de ação eficaz. Abaixo, destacamos algumas sugestões práticas para regularizar eventuais desvios:
Revisão e Priorização de Auditorias Pendente: se há auditorias pendentes, uma alternativa é priorizá-las com base no risco. Realizar uma avaliação de risco rápida para definir quais áreas ou processos são mais críticos, pode ajudar a decidir por onde começar. Isso permite o alinhamento dos recursos disponíveis com as necessidades mais urgentes.
Comunicação Contínua e Transparente com a Alta Gestão: manter a alta gestão informada sobre o andamento do plano de auditoria e possíveis dificuldades é uma prática fundamental. A comunicação contínua garante apoio estratégico para resolver entraves e possibilita ajustes de prazo ou de alocação de recursos, se necessário.
Reforço da Equipe de Auditoria: considere reforçar a equipe de auditoria com profissionais temporários ou terceirizados, especialmente em épocas de maior demanda. Esse reforço pode ser estratégico para eliminar gargalos sem comprometer o orçamento.
A PP&C poderá apoiar a sua organização com a execução de escopos previstos (terceirização) ou com outsourcing de especialistas (staff loan), na cessão de profissionais multidisciplinares e altamente capacitados para execução de atividades previstas no Plano de Auditoria.
Quer saber mais sobre o assunto? Entre em contato com a PP&C e fale com um de nossos especialistas!
Conteúdo escrito por Alex Silva Santos (as.santos@ppc.com.br), Gerente de Advisory Services da PP&C Auditores Independentes.