BPM

O sucesso ou o fracasso de um empreendimento estão, na maioria das vezes, diretamente relacionados às diretrizes ou linhas de ação traçadas pelo empreendedor para o negócio.

Essas diretrizes ou essas linhas de ação representam o verdadeiro sentido das tão mencionadas POLÍTICAS da empresa. Destacamos verdadeiro sentido porque, com muita frequência, ouvimos de administradores do alto escalão a utilização indevida desse termo. Falam “políticas” quando o que querem é referir-se às “normas” ou aos “procedimentos”.

POLÍTICAS caracterizam a empresa e, quando formalizadas, deixam transparente para todas as partes interessadas no negócio (stakeholders) a forma pretendida de relacionamento.

A transparência das POLÍTICAS permite, entre outros benefícios, a formulação clara dos objetivos estratégicos e a consequente obtenção dos resultados esperados.

NORMAS são os instrumentos da administração para comunicar – deixar transparente – às áreas ou processos da empresa, a “forma” ou as “ordens” de como cumprir as POLÍTICAS.

As NORMAS documentadas garantirão o cumprimento das políticas em todos os escalões da hierarquia e darão o respaldo necessário à execução dos procedimentos.

São os padrões de execução adotados para o cumprimento das normas.

É a parte mais dinâmica desse tripé, pois políticas e normas não mudam com muita frequência. Os procedimentos, porém, devem estar sempre abertos para receber sugestões que acabam resultando nas tão buscadas melhorias contínuas da operação.

A formalização dos procedimentos oferece muitos benefícios à gestão, entre eles:

• Previsibilidade do resultado esperado de um processo – padronização
• Aumento da segurança nos controles internos da organização e da transparência das transações e da gestão
• Redução de custos operacionais
• Redução das possibilidades de ocorrência de fraudes e de erros
• Facilidade para identificação e gerenciamento de riscos
• Aumento da velocidade e da integração das informações
• Facilidade para o treinamento das pessoas (principalmente dos novos empregados)
• Liberação da cabeça dos gestores da “rotina” para “pensar grande” nos negócios.

The success or failure of an entrepreneurship is, for the most part, directly related to the guidelines or action lines followed by the entrepreneur of the business.

These guidelines or action lines represent the true sense of the company’s POLICIES. We highlight ‘true sense’ because, too often, we hear the misuse of this term from the top management. They speak of “policies” when in fact what they are referring to are “standards” or “procedures”.

POLICIES characterize the company and, when formalized, make clear the desired relationship to all business stakeholders.

The transparency of POLICIES enables, among other benefits, the clear development of the strategic objectives and the consequent achievement of expected results.

STANDARDS are the management tools to communicate – and make clear – to the business areas or processes, the “form” or “orders” of how to comply with the POLICIES.

Documented STANDARDS will ensure compliance with policies at all hierarchy levels and give the necessary support to perform the procedures.

They are the implementation patterns adopted in compliance with the standards.

This is the most dynamic part of this tripod, because policies and standards do not change very often. Procedures, however, must always be open to receive suggestions that end up resulting in the highly demanded operational continuous improvements.

The formalization of procedures provides many benefits to management, including:

• Predictability of the expected result of a process – standardization
• Increased security in internal controls of the organization and transparency of transactions and management
• Reduced operating costs
• Reduce possibilities of fraud and error
• Facilitate the identification and management of risks
• Increased speed and integration of information
• Easy to train people (especially new employees)
• Free the minds of managers from the “routine” so they can “think big” about the business.

El éxito o el fracaso de un emprendimiento están, muchas de las veces, directamente relacionados a las directrices o líneas de acción establecidas por el emprendedor para el negocio.

Esas directrices o esas líneas de acción representan el verdadero sentido de las tan mencionadas POLÍTICAS de la empresa. Destacamos verdadero sentido porque, con mucha frecuencia, oímos de administradores de alto nivel, la utilización indebida de ese término. Utilizan “políticas” cuando lo que desean referirse a las “normas” o a los “procedimientos”.

POLÍTICAS caracterizan la empresa y, cuando formalizadas, hacen transparente para todas las partes interesadas en el negocio (stakeholders) la forma pretendida de relación.

La transparencia de las POLÍTICAS permite, entre otros beneficios, la formulación clara de los objetivos estratégicos y la consecuente obtención de los resultados esperados.

NORMAS son los instrumentos de la administración para comunicar – hacer transparente – a las áreas o procesos de la empresa, la “forma” o las “órdenes” de cómo cumplir las POLÍTICAS.

Las NORMAS documentadas asegurarán el cumplimiento de las políticas en todos los niveles de la jerarquía y presentarán respaldo necesario a la ejecución de los procedimientos.

Son los estándares de ejecución adoptados para el cumplimiento de las normas.

Es la parte más dinámica de este trípode, porque políticas y normas no cambian con mucha frecuencia. Los procedimientos, con todo, deben estar siempre abiertos para recibir sugerencias que terminan resultando en las tan buscadas mejorías continuadas de la operación.

La formalización de los procedimientos ofrece muchos beneficios a la gestión, entre ellos:

• Previsibilidad del resultado esperado de un proceso – estandarización
• Aumento de la seguridad en los controles internos de la organización y de la transparencia de las transacciones y de la gestión
• Reducción de costes operativos
• Reducción de las posibilidades de ocurrencia de fraudes y de errores
• Facilidad para identificación y gestión de riesgos
• Aumento de la velocidad y de la integración de las informaciones
• Facilidad para el entrenamiento de las personas (principalmente de los nuevos empleados)
• Liberación de la cabeza de los gestores de la “rutina” para “pensar grande” en los negocios.