Os principais riscos de inconsistências na ECF (Escrituração Contábil Fiscal).

Nos últimos anos, a RFB (Receita Federal do Brasil) intensificou o processo de cruzamento eletrônico de dados, com destaque para a análise da ECF, que reúne informações relevantes dos contribuintes, desde a apuração analítica do IRPJ e CSLL até dados econômicos que possibilitam a identificação de diversas fragilidades relacionadas a outros tributos, como o IOF, tributos devidos na importação de serviços, etc.

No ambiente digital do SPED, com o passar dos anos, os contribuintes começaram a compreender a importância do desenvolvimento de mecanismos de validação da ECF e das demais obrigações, visando antecipar e evitar questionamentos por parte da RFB.

Em geral, a validação da ECF deve ser realizada por meio de centenas de cruzamentos internos e com outras obrigações, como a DIRF (Declaração do Imposto Sobre a Renda Retido na Fonte), a DCTF, a PERD/COMP, a ECD (Escrituração Contábil Digital), o EFD-Contribuições, o SPED-Fiscal, etc., sendo que tais cruzamentos depreendem da utilização de sistemas eletrônicos atualizados, de metodologia avançada, de consultores treinados e da experiência acumulada no atendimento da fiscalização, o que permite conhecer parte significativa do que geralmente é identificado pelos sistemas da RFB.

Com base em nossa experiência na elaboração e revisão da ECF para diversos clientes, listamos a seguir alguns dos principais riscos decorrentes da inconsistência do seu preenchimento:

1) Ausência de pagamento do IRPJ e CSLL por receitas não incluídas em sua totalidade na base de cálculo.

A RFB, por meio do seu banco de dados, pode identificar a totalidade de receitas tributáveis auferidas pela empresa, mediante notas fiscais eletrônicas e obrigações acessórias dos âmbitos Federal, Estadual e Municipal, uma vez que a informatização promoveu a integração dos fiscos por meio da padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais.

Abaixo, as ferramentas que as autoridades fiscais possuem para o cruzamento das receitas auferidas pelos contribuintes:

1. NFe – Nota fiscal eletrônica (operações com CFOP de vendas);

2. E-Financeira (movimentação financeira);

3. DIRF (pagamentos recebidos; demonstra os rendimentos tributáveis por regime de caixa);

4. DECRED (vendas por cartão de crédito);

5. EFD-Contribuições (escrituração de operações de vendas); e

6. EFD-ICMS/IPI (escrituração de operações de vendas).

Por meio dessas informações, a RFB já iniciou as notificações para os contribuintes optantes do Lucro Presumido que declararam suas receitas nos registros P (Lucro Presumido) da ECF. Nesse sentido, há também a possibilidade de identificar se as receitas contábeis aderem aos faturamentos emitidos nas demais declarações para fins de apuração do Lucro Real, respeitados os critérios de identificação e reconhecimento das receitas contábeis do CPC-47 (Receitas de Contrato de Clientes).

2) Inexistência de pagamento de IOF nas operações de mútuo com partes relacionadas.

Pelos livros contábeis (ECD), é possível identificar as transações de mútuo, e, com a classificação das contas contábeis com o plano referencial da ECF (J051), as empresas indicam se há operações de mútuo com pessoas vinculadas ou não.

Assim, a RFB tem a possibilidade de identificar os saldos de mútuo por meio do balancete referencial (registros L100 e L300 da ECF), efetuar os cruzamentos com os pagamentos efetuados mediante DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) de IOF, bem como solicitar aos contribuintes os contratos de mútuo, juntamente às memórias de cálculo do IOF e todo o suporte da movimentação financeira das operações que se revestem em mútuo intercompany, para a identificação das operações de mútuo e do lançamento de ofício.

Além disso, a RFB tem realizado o cruzamento com as informações prestadas na DIRPF (Declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física), notadamente os mútuos passivos captados pela Pessoa Física junto às empresas.

3) Cruzamento dos impostos retidos com o relatório de fontes pagadoras (E-CAC).

Anualmente, as Pessoas Jurídicas e Físicas que pagaram ou creditaram rendimentos que tenham sofrido retenção de tributos estão obrigadas à entrega da DIRF, conforme dispõe a IN 1.990/20.

Na prática, após a entrega da DIRF, o sistema da RFB efetua o cruzamento eletrônico dos rendimentos tributáveis e tributos retidos que constam no relatório de fontes pagadoras (espelho da DIRF) com o registro Y570 (Demonstrativo do Imposto de Renda e CSLL Retidos na Fonte) da ECF, bem como com os valores de IRRF e CSLL retidos e utilizados nas estimativas mensais, no indeferimento das PER/DCOMPS de saldo negativo e no ajuste anual, gerando as inconsistências de valores e as notificações de tributos em aberto.

Dessa maneira, as empresas devem adotar a prática de efetuar o cruzamento eletrônico de dados entre os valores de IRRF e CSLL retidos que foram utilizados nas apurações, com os informes de rendimentos, e os demais mecanismos de controles internos, a fim de assegurar a inexistência de divergências de saldos passiveis de questionamentos por parte das autoridades tributárias.

4) Malha fiscal do saldo negativo do IRPJ e CSLL.

Um dos cruzamentos mais comuns e efetuados pelo sistema da RFB, e que gera a emissão do termo de intimação, refere-se ao pedido de restituição ou compensação dos saldos negativos de IRPJ e CSLL.

Em linhas gerais, a RFB identifica a totalidade de pagamentos de IRPJ e CSLL efetuados no ano, segregados da seguinte maneira:

Tais valores são cruzados com as demais informações de origem que se encontram na base de dados da RFB e são verificados pelo sistema automático das malhas fiscais.

Sendo assim, antes da transmissão da ECF e depois da PER/DCOMP, é necessária a realização dos cruzamentos eletrônicos entre as bases fiscais, deduções legais e pagamentos efetuados, bem como com a DCTF, visando assegurar que as informações nas duas declarações estão aderentes.

5) Malha fina na Pessoa Física.

Conforme citado nos tópicos anteriores, os Fiscos Federal, Estadual e Municipal têm firmado convênios, um avanço que permitiu o cruzamento de dados também com a DIRPF. Um dos cruzamentos envolvendo informações da Pessoa Física está na ECF, por meio da qual é possível identificar a totalidade de dividendos e demais remunerações pagas aos sócios, acionistas, titulares, dirigentes e conselheiros das empresas, e remunerações por meio de pró-labore, dividendos, juros sobre o capital próprio e demais rendimentos tributáveis.

Informações de empréstimos obtidos pelas Pessoas Físicas junto a Pessoas Jurídicas estão sendo base de avaliação por parte da Receita Federal no tocante ao recolhimento do IOF.

A falta de informação do valor destes rendimentos na ECF pode levar à fiscalização por parte das autoridades responsáveis.

6) Identificação da ausência de pagamentos de tributos incidentes sobre as importações de serviços.

As empresas que importam serviços estão sujeitas ao recolhimento de tributos que incidem sobre os valores pagos, remetidos, creditados, empregados ou entregues a residentes ou domiciliados no exterior.

Os principais tributos incidentes nas importações são: IRRF, PIS, COFINS, CIDE e ISS.

Assim, destacamos que na ECF devem ser preenchidas diversas informações, relativas a realização de transações com o exterior, assim como importações de serviços, notadamente no registro Y520 (pagamentos/recebimentos do exterior e de não residentes).

O registro Y520 é habilitado para as Pessoas Jurídicas declararem os valores pagos e recebidos durante o ano-calendário das seguintes operações com o exterior:

1. Quaisquer valores mediante operações de câmbio de qualquer natureza;

2. Quaisquer valores por intermédio de transferências internacionais em reais (TIR), ou seja, provenientes de conta bancária em reais (R$) titulada por não-residente;

3. Quaisquer valores por intermédio de depósitos em contas bancárias mantidas no exterior;

4. Valores iguais ou superiores a R$ 120.000,00 (cento e vinte mil reais), equivalentes a R$ 10.000,00 por mês, por intermédio de cartões de crédito; e

5. Valores em moeda nacional ou estrangeira, cheques ou cheques de viagem, convertidos em reais (R$) na data de cada operação, iguais ou superiores a R$ 120.000,00 (cento e vinte mil reais), equivalentes a R$ 10.000,00 por mês.

Por meio dessas informações do registro Y520, é possível o cruzamento com o DARF (guias de recolhimento), do IRRF, PIS, COFINS e CIDE.

7) Inexistência das informações do preço de transferência (transfer pricing) declaradas na ECF.

O manual de orientação da ECF determina que, no registro de parâmetros complementares (0020), as empresas indiquem se houve operações com o exterior e se tais operações foram realizadas com pessoas vinculadas, interpostas pessoas e/ou com país com tributação favorecida.

A despeito de tal obrigatoriedade, é comum encontrarmos empresas que deixam de cumprir com tais determinações, por desconhecimento das transações e/ou por ausência de preparo dos cálculos de preços de transferência.

A RFB poderá identificar a existência de operações com pessoas vinculadas do exterior por meio de outras informações, tais como:

1. Registros contábeis na ECD e a classificação do plano referencial, no qual a própria empresa indica conta contábil de referência de operações intercompany; e

2. Siscomex (Sistema Integrado de Comércio Exterior), instrumento administrativo que integra as atividades de registro, acompanhamento e controle das operações de comércio exterior, o qual todas as empresas que possuem tais operações utilizam.

Sendo assim, os responsáveis pela empresa deverão observar as regras do preço de transferência e preparar o cálculo de forma tempestiva, para evitar o risco de a empresa cair na malha fiscal.

8) Ausência de informações na parte B do e-LALUR e e-LACS da ECF.

Diversas empresas deixam de escriturar (parcial ou totalmente) a parte B do LALUR na ECF. A ausência de informações na parte B pode gerar fragilidades no momento da realização das operações, que foram consideradas temporariamente indedutíveis, tais como:

1. Tributos com a exigibilidade suspensa, inicialmente adicionados e posteriormente considerados dedutíveis por perda no trânsito em julgado da ação, ou quando o passivo for revertido por ganho da ação e ser excluído no LALUR para neutralizar os efeitos contábeis;

2. Provisões temporárias indedutíveis, adicionadas no momento da constituição e posteriormente baixadas por pagamento, sem transitar pelo resultado contábil; e

3. Variações cambiais, pois, na hipótese de alteração do critério de reconhecimento do regime de caixa para o regime de competência, elas deverão ser computadas nas bases de cálculo do IRPJ e da CSLL, em 31 de dezembro do período de encerramento do ano precedente ao da opção.

A ausência de cuidados no preenchimento da parte B poderá levar à necessidade de retificação da ECF para evitar questionamentos por parte da RFB.

9) Fragilidade no cruzamento eletrônico da ECF com as demais obrigações acessórias.

As divergências entre a ECF e as demais obrigações acessórias do âmbito federal poderão ser identificadas no sistema automático das malhas fiscais da RFB, mediante o cruzamento eletrônico, gerando notificações para que a empresa efetue as correções necessárias, havendo ou não a necessidade de complemento de recolhimento de tributos. Elencamos abaixo os principais cruzamentos possíveis conforme nossa experiência:

1. Identificação dos débitos declarados das estimativas mensais e ajuste anual entre a ECF versus DCTF. Para evitar divergências entre os débitos declarados na ECF versus DCTF, é necessário efetuar os cruzamentos entre as declarações e regularizar os valores por meio de retificação da obrigação acessória;

2. Conforme citado no tópico 3 – Cruzamento dos impostos retidos com o relatório de fontes pagadoras (E-CAC), a RFB verifica as informações dos valores retidos utilizados nas apurações do IRPJ e da CSLL (ECF) versus as informações declaradas pelas fontes pagadoras, que declararam a retenção por meio da DIRF; e

3. Em relação à totalidade das receitas tributáveis, é possível comparar a receita contábil da ECF (registro P, para o Lucro Presumido, e registro L300, para o Lucro Real) com o total de receitas informadas na EFD-Contribuições e no EFD-ICMS/IPI. Além das declarações, a RFB tem acesso a todas as notas fiscais eletrônicas (NF-e) e as notas fiscais eletrônicas de serviços (NFS-e).

10) Multas pelo atraso na transmissão da ECF por impedimento de validação por erros do PVA (programa validador da ECF).

Nos tópicos anteriores, demonstramos os principais riscos do preenchimento incorreto ou da ausência de informações prestadas na ECF, que deverão ser observadas pelo especialista, visando o diagnóstico e a análise das operações praticadas pela empresa, assim como a revisão de todos os campos de preenchimento obrigatório.

Após a conclusão dessa etapa, será necessário validar os eventuais erros de preenchimento que impedem a transmissão. Abaixo, os principais erros:

1. Ausência de recuperação da ECD do ano calendário;

2. Ausência de recuperação da ECF do ano calendário anterior;

3. Forma de tributação não válida;

4. Detalhe dos saldos periódicos recuperados;

5. Registro obrigatório não encontrado;

6. Código de conta referencial inexistente;

7. Divergência entre os saldos inicial e final do mês anterior das contas contábeis; e

8. Totais de receitas brutas informadas nas bases de cálculo do Lucro Presumido serem diferentes da receita contábil (para optantes do Lucro Presumido tributado por regime de competência).

Tais inconsistências podem ser geradas pelos seguintes motivos:

1. Desconhecimento da legislação e/ou orientações do manual de preenchimento da ECF;

2. Preenchimento parcial ou integralmente efetuado de forma manual; e

3. Ausência de parametrizações nos sistemas ERP para geração das informações complementares.

À vista do exposto, devido à relevância do assunto, a PP&C e seu time multidisciplinar desenvolveram uma metodologia, além de um sistema, para o atendimento completo dessas obrigações acessórias, desde a preparação e validação dos arquivos necessários para a sua transmissão, o que assegura o atendimento de todas as regras de validação, legislação fiscal e layout dos Manuais da RFB.

Conte com a PP&C para auxiliar sua empresa no atendimento dessa obrigação acessória.

Entre em contato com a nossa equipe de especialistas e entenda mais detalhes sobre o tema: ppc@ppc.com.br ou +55 11 3883-1600.

Conteúdo escrito por Fernando Gonzales de Almeida, Gerente Sênior de Tax da PP&C Auditores Independentes (fg.almeida@ppc.com.br).