Os processos trabalhistas e o eSocial.
O eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, foi instituído em 2014, sendo que o objetivo do Governo Federal ao criar este sistema foi simplificar a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, a fim de reduzir a burocracia nas empresas.
Até agora, diversas obrigações acessórias foram substituídas no eSocial, tais como Caged, Rais, entre outras, e a partir de abril de 2023, o ambiente digital se torna ainda mais complexo, visto que está sendo implantado o módulo dos processos trabalhistas, que em geral, não são objeto de controle sistêmico pelas empresas.
O eSocial criou quatro eventos para os processos trabalhistas, os quais são:
1) S-2500 – Processo trabalhista
Este evento registra as informações dos processos trabalhistas, quando do trânsito em julgado, na Justiça do Trabalho, Comissão de Conciliação Prévia (CCP) e Núcleos Intersindicais de Conciliação Trabalhista (Ninter), em que serão prestadas todas as informações cadastrais e contratuais relativas ao vínculo empregatício, as bases de cálculo para contribuição do fundo de garantia e contribuições previdenciárias.
Tal registro estará diretamente integrado com o CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais), o que vai impactar diretamente na concessão de benefícios previdenciários, bem como na aposentadoria dos empregados, uma vez que o objetivo deste módulo é que o governo tenha acesso aos tributos apurados, as contribuições previdenciárias devidas e o imposto de renda retido na fonte.
Importante mencionar ainda que este evento deve ser enviado pelo responsável pelo pagamento da condenação, ainda que este não seja o empregador.
O envio desta obrigação não irá interferir nas demais rotinas de folha de pagamento, com exceção dos casos em que seja caracterizado o vínculo empregatício, caso em que a empresa terá que alterar o RET – Registro de Eventos trabalhistas, criando uma admissão para posteriormente encaminhar o S-2500.
Em outras palavras, na eventual condenação com trânsito em julgado, decorrente do reconhecimento do vínculo empregatício de um determinado prestador de serviços, a empresa deverá gerar uma admissão com data retroativa no eSocial.
O S-2500 deverá ser enviado mesmo que não ocorra o recolhimento do FGTS, INSS ou IRRF, portanto, sempre que houver um trânsito em julgado, deverá ser informado no evento mencionado.
2) S-2501 – Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista
O S-2501 informa os valores do IRRF e das contribuições previdenciárias, portanto, só existe a obrigatoriedade do envio caso existam tais recolhimentos.
3) S – 3500 – Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista
Deve ser enviado quando existir a necessidade de a empresa cancelar o envio do S-2500 ou do S-2501.
4) S – 5501 – Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista
É um evento de retorno do S-2501 que possui a finalidade de mostrar ao declarante os tributos apurados: Contribuição Previdenciária, Contribuição a outras entidades e IRRF.
Este retorno dar-se-á quando o evento S-2501 for processado com a devida integração a DCTFWEB.
Desta feita, somente nos casos abaixo existe a obrigação da transmissão dos eventos mencionados a partir de 1 de abril de 2023:
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Processos trabalhistas com decisões transitadas em julgado;
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Acordos judiciais homologados;
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Processos cuja decisão homologatória dos cálculos de liquidação for proferida a partir de 1 de abril de 2023, mesmo que o trânsito em julgado tenha ocorrido em data anterior; e
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Acordos no âmbito de CCT ou Ninter.
A data de 1 de abril de 2023 foi mencionada diversas vezes, pois é a data primordial que deve ser seguida para o envio das informações.
Importante observar que o prazo de envio dos eventos é o dia 15 do mês subsequente, portanto, caso a empresa efetue o preenchimento do S-2500 com os processos transitados em julgado em 1 de abril de 2023, terá até o dia 15 de maio de 2023 para enviar.
Esta nova obrigação tornará o ambiente trabalhista ainda mais complexo, uma vez que as informações solicitadas não se encontram em sistema ERP, impossibilitando o rápido preenchimento dos eventos.
Em geral, as informações relacionadas a processos trabalhistas são controladas em planilhas pelo departamento jurídico, ou seja, não havia até então a necessidade de padronização.
Assim, depreende-se que o maior desafio será efetuar a análise mensal do status dos processos, condenações, acordos, pagamentos realizados, tributos devidos, levantamento de todas as informações obrigatórias para o preenchimento do eSocial, o que trará um grande impacto nas rotinas diárias dos times relacionados a folha de pagamento, bem como aos times jurídicos das empresas.
Por fim, denota-se ainda a possibilidade de cruzamentos eletrônicos decorrentes dessa nova obrigação, que poderá gerar autuações fiscais, bem como fiscalizações pertinentes aos possíveis pleitos realizados pelos colaboradores.
Visando auxiliar as empresas, a PP&C tem assessorado diversas empresas em todas as etapas desta nova obrigação, levando em consideração a legislação vigente e o cronograma de implantação.
Entre em contato com nossa esquipe de especialistas e entenda mais detalhes deste tema: ppc@ppc.com.br ou 55 11 3883-1600.
Conteúdo escrito por Andrea Lo Buio Copola, Diretora de Labor da PP&C Auditores Independentes (alb.copola@ppc.com.br).